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6 CLAVES PARA PREPARAR UNA REUNIÓN DE NEGOCIOS

Escrito por Jon Llaguno

El ser humano tiene cierta tendencia a reunirse. Nos reunimos en celebraciones familiares, eventos deportivos, concentraciones sociales o momentos con los amigos. El concepto de reunión es inherente al ser humano y, por tanto, uno de los elementos clave en el entorno laboral. Hubo alguien que pensó esto antes que nosotros y dio forma a lo que hoy conocemos como “reuniones de trabajo”.

Una reunión de negocios, si bien puede enmascarar unas cañas con los amigos (que, en determinadas circunstancias, sería incluso defendible) viene a ser un momento  a lo largo del horario laboral en el que un grupo de personas que forman parte de un mismo proyecto/iniciativa/compañía se juntan para lograr avances significativos y dar un impulso al tema en cuestión. Esto es teoría, ya que muchas veces las reuniones apenas cumplen con su objetivo y sirven únicamente para “ponernos cara” o divagar sobre el estado general del proyecto. Si bien es cierto que una reunión puede hacer avanzar un proyecto de un modo muy significativo, en la era del correo electrónico y la videoconferencia, se estima que solo una de cada diez reuniones es realmente productiva.

Como agencia externa, habitualmente tenemos que acudir a reuniones de negocios en grandes compañías o instituciones, por lo que me gustaría compartir unas pautas generales que, si bien habrá que adaptar en cada caso, pueden ayudarte a preparar eficazmente una reunión de negocios.

  • Infórmate sobre la compañía: recuerda que acudes a una empresa previsiblemente seria, no a un bar. Deberías informarte acerca de la compañía, su estructura, productos, situación y demás detalles con los que puedas crear una estructura de la compañía en tu mente, de manera que no te sientas perdido si tus interlocutores hablan del “Departamento Retail” o del CEO.
  • Conoce a tus interlocutores: es bueno saber dónde está cada uno y qué ha venido haciendo. Por ello, si sabes quienes son las personas con las que te vas a reunir, nunca está de más echar un vistazo a su perfil de LinkedIn o ver cuáles han sido sus logros profesionales. Esto puede favorecer el networking activo y facilitar el acercamiento profesional.
  • Plantea objetivos claros: escribe en un folio cuáles son tus objetivos de cara a la reunión y planifica tu estrategia en base a ellos. No es lo mismo plantear una reunión con el objetivo de aumentar un 10% la cuota de mercado que lograr un mayor impacto a través de medios especializados.
  • Documéntate sobre el proyecto: si eres tú quien plantea el proyecto que motiva la reunión, debes conocerlo como la palma de tu mano. Si el proyecto lo presenta otro, debes recabar toda la información posible al respecto, de manera que no se te escape ningún detalle y puedas tener la respuesta adecuada en cada momento.
  • Conoce el producto: si la reunión la motiva un producto, será conveniente que te mantengas bien informado acerca del tipo de producto, impacto en el mercado, evolución del producto, target, etc.
  • Eres un profesional: nunca acudas a una reunión con miedo. Tu experiencia, profesionalidad y conocimientos avalan tu presencia en esa reunión y sabrás encontrar el camino para sacarla adelante. Somos personas y entre personas nos entendemos…

En mi caso, el hecho de que me dedique al sector del ocio electrónico y que este sea una de mis grandes pasiones facilita mucho las cosas. Aun así, cada vez que acudo a una reunión con, por ejemplo, una compañía de videojuegos de cara al lanzamiento de un próximo título, procuro informarme bien acerca de los cambios en la empresa, características del nuevo título o detalles significativos que puedan ayudar. Piensa que nadie lo sabe todo y nadie tiene todos los datos, pero es conveniente que conozcas toda la información que puedas.

Confío en que estas pequeñas pautas os puedan ayudar en vuestras reuniones de negocio para que la próxima sea más productiva. ¿Quieres compartir con nosotros alguna otra clave?

Acerca del autor

Jon Llaguno

Profesional de la comunicación y el marketing estratégico en el sector de los videojuegos, el ocio electrónico y los esports. También me gustan las películas de superhéroes, cocinar de vez en cuando y gritar "¡BANZAI!" cuando estoy solo.

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