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ELEMENTOS BÁSICOS DE UN EVENTO DE VIDEOJUEGOS

Lo que necesitas...
Escrito por Jon Llaguno

Muchos de vosotros estaréis familiarizados con la creación o gestión de pequeños eventos o acciones promocionales en vuestro sector. Como sabéis, lo que nace como una idea con el objetivo de promocionar una marca o producto, puede llegar a convertirse en una acción presencial desmesurada que es necesario controlar, planificar y organizar correctamente por el buen funcionamiento de la promoción. En el ámbito de los videojuegos sucede exactamente igual, con las particularidades propias del sector (tipología de usuario, posibilidades promocionales del producto, interacción con el usuario, etc.).

 

¿Qué necesitas para organizar un evento de videojuegos?

En muchas ocasiones sucede que empresas y particulares contactan con nosotros para que les orientemos a la hora de crear su propio evento de videojuegos, buscando ideas, recursos o formatos para que su acción promocional tenga éxito. Ya sea una feria de videojuegos de carácter nacional, una promoción de apoyo al lanzamiento de un título o un pequeño torneo con amigos en el salón de tu casa, las necesidades para montar un evento de videojuegos son práctiamente las mismas, salvando y adaptando las dimensiones, lógicamente.

Veamos, a grandes rasgos, lo básico que vas a necesitar si quieres montar un evento de videojuegos:

  • Sede: si quieres organizar un evento de cualquier tipo, necesitas un lugar donde llevarlo a cabo. Ya sea el salón de tu casa o un Palacio de Congresos, la sede debe cubrir las necesidades del evento en cuanto a servicios, accesos, logística y permisos. Del mismo modo, es recomendable que sea un referente de cara a los asistentes en función del tipo de evento que vas a organizar. Promoción de Wii Fit en un gimnasio: bien. Promoción de Brain Training en una iglesia: mal. Déjate guiar por el sentido común…
  • Plataforma de juego: los asistentes necesitarán una plataforma en la que jugar, ya sea consola de sobremesa, portátil, PC o terminales móviles. Debes asegurarte de que todas las plataformas están actualizadas a la última versión de software y que cuentas con las unidades necesarias para absorber el volumen de asistentes al evento.
  • Televisores: parece muy lógico, pero un evento puede fallar porque una pantalla se estropea y esto conlleva la cancelación de una partida en red, por ejemplo. Asegúrate de llevar siempre, al menos, un televisor de repuesto y procura que cumplan con las necesidades de los gamers para un óptimo resultado: Full HD, conectores HDMI, salida de audio para auriculares, etc. Como recomendación, que tengan un mínimo de 32 pulgadas.
  • Juegos: evidentemente, los juegos son la base del evento y todo gira en torno a ellos (siempre que el objetivo sea este, por supuesto). Al igual que con los televisores, procura llevar una copia adicional para que el evento no termine antes de tiempo por un disco rallado… Sorprendentemente, en ocasiones es lo más difícil de conseguir ya que, por ejemplo, necesitarás un mínimo de 8 Call of Duty si quieres organizar un pequeño torneo para clanes y las compañías no siempre cuentan con disponibilidad de unidades. Consejo: NUNCA pidas a los usuarios que lleven su propio juego.
  • Cableado y mandos: en ocasiones sucede que muchos gamers quieren utilizar sus propios mandos en el evento (depende de la Organización que se permita o no), pero es tu deber aportar los mandos y cableado necesarios para el correcto funcionamiento del evento, permitiendo que todo el mundo pueda disfrutar de la experiencia.
  • Soportes y superficies: dependiendo del tipo de evento que estés organizando, considera la opción de llevar asientos, mesas o mobiliario donde colocar las unidades de juego.
  • Permisos y licencias: si bien considero que este punto es vital en la organización profesional de eventos de cualquier tipo, muchas veces se pasa por alto el hecho de que, para utilizar una marca, imagen o licencia con fines comerciales, necesitas tener el permiso de dicha marca. Aunque sea únicamente por evitar problemas legales, asegúrate de contar siempre con el OK de todas las compañías implicadas en la promoción.
  • Personal: dependiendo de la dimensión del evento, puedes necesitar una sola persona (que puedes ser tú mismo) para gestionarlo o todo un equipo de coordinadores, azafatas y personal de apoyo. En cualquier caso, es conveniente que el personal que trabaje/colabore en el evento conozca todos los detalles y particularidades de su puesto y se cumplan con todos los requisitos legales (contrataciones, altas en Seguridad Social, etc.).
Reunión Familiar GTA

Piensa en las necesidades del público que asistirá a tu evento.

Como véis, la organización de un evento de videojuegos (como de cualquier otro) cuenta con una serie de elementos indispensables independientemente de la envergadura del proyecto. A grandes rasgos, se trata de cubrir las necesidades propias del evento y de los asistentes y de utilizar el sentido común, si bien podríamos entrar a definir cada punto de manera particular, lo que conllevaría un post por cada elemento… Más adelante hablaremos de posibilidades de promoción del evento, tipologías de usuarios, formación de personal contratado y demás conocimientos generales necesarios en la organziación de eventos, aunque todo gira en torno a esta base de elementos mínimos a cubrir por la Organización.

Obviamente, estos elementos se centran en la organización de eventos de videojuegos, por lo que pueden sufrir modificaciones dependiendo del sector o del ámbito de actuación del proyecto, así como de la planificación estratégica que se haga de la promoción. En este sentido, ¿cuales son los elementos básicos para organziar un evento en tu sector?

Acerca del autor

Jon Llaguno

Profesional de la comunicación y el marketing estratégico en el sector de los videojuegos, el ocio electrónico y los esports. También me gustan las películas de superhéroes, cocinar de vez en cuando y gritar "¡BANZAI!" cuando estoy solo.

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